Økonomi- og Erhvervsudvalget - Referat fra mødet den 09-12-2015

Referat

Nina Hygum og Ib Bjerregaard forlod mødet kl. 13.15 efter behandling af sagerne 1-57, 61 og 64

  • 1 Kommissorium for analyse af administration og ledelse
    • Sagsfremstilling

      Afdelingschef Bente Buhl Rasmussen og chefkonsulent Peter Bogh deltager under behandlingen af punktet.

       

      Økonomi og Erhvervsudvalget behandlede afklarende spørgsmål til kommissorium for analyse af administration og ledelse på mødet den 21. oktober 2015 (sag nr. 3) og besluttede:


      ”at der på baggrund af de fremførte synspunkter på mødet udarbejdes et forslag til kommissorium, der forelægges Økonomi- og Erhvervsudvalget på mødet den 16. december 2015,

      at de relaterede opgaver håndteres som foreslået i bilag nr. 1,

      at de nævnte forslag vedr. metode og faseopdeling godkendes, og

      at forslag om anvendelse af ekstern konsulentbistand i fase 1 og 2 (KLK), inden for en ramme på 500.000 kr. og finansieret inden for budgettet afsat til Administrativ organisation, godkendes.”

       

      Direktionen har orienteret Hoved-MED den 13. november 2015. Uddrag af referat fra Hoved-MED:

      ”Direktionen havde den 12. november 2015 møde med KLK, som skal fungere som konsulenter på analysen. KLK foreslår, at analysen koncentrerer sig om 2 forhold:

      -       Den overordnede administrative organisering – direktionsmodellen

      -       Samspil central – decentral – bl.a. fjerne dobbeltarbejde.

      og at arbejdet tager udgangspunkt i en screeningsfase med benchmark med andre kommuner.

      Såfremt der skal ændres i direktionsmodellen kan der – afhængig af ændringernes karakter - være konsekvenser for chefniveauet.


      KLK fremlægger sin indstilling for Økonomi- og Erhvervsudvalget den 9. december 2015.


      Hoved-MED anbefaler
      den af KLK valgte afgrænsning af analysen”.

       

      KLK har udarbejdet et udkast til kommissorium (bilag nr. 1).

    • Bilag

    • Indstilling

      Kommunaldirektøren indstiller,

       

      at kommissoriet godkendes.

    • Beslutning i Økonomi- og Erhvervsudvalget den 09-12-2015

      Indstillingen fra kommunaldirektøren godkendes.

  • 2 Økonomisk ledelsesinformation opgjort med udgangen af oktober 2015
    • Sagsfremstilling

      Økonomiudvalget behandlede den 23. februar 2011 (sag nr. 40) proceduren for fremtidige budgetopfølgninger, og det besluttedes her, at udvalgene hver måned får forelagt en overordnet budgetopfølgning baseret på ledelsesinformation.

       

      Ledelsesinformationen for 2015 pr. 31. oktober 2015 – der beskrives nærmere i bilag nr. 1 - kan danne grundlag for en gennemgang på mødet.

    • Bilag

    • Indstilling

      Kommunaldirektøren foreslår,

       

      at Økonomi- og Erhvervsudvalget drøfter den udarbejdede ledelsesinformation pr. 31.

      oktober 2015.

    • Beslutning i Økonomi- og Erhvervsudvalget den 09-12-2015

      Sagen blev drøftet.

  • 3 Udmøntning af værdighedsmilliarden i budget 2016
    • Sagsfremstilling

      I det vedtagne budget 2016-2019 er der under Økonomi- og Erhvervsudvalget afsat en pulje på 16,8 mio. kr. til ældreområdet, som svarer til Viborg Kommunes andel af den tidligere ældremilliard. Puljen er placeret under Økonomi- og Erhvervsudvalget, da det i årets budgetforlig blev aftalt, at frigivelsen af midlerne er betinget af resultatet af årets finanslov. Nu hvor der foreligger en finanslovsaftale, der blev indgået den 19. november 2015, kan det drøftes, om den afsatte pulje skal overføres til ældreområdet.

       

      Finanslovaftalen

      I finanslovsaftalen har forligspartierne aftalt, at kommunerne tildeles en såkaldt værdighedsmilliard. Det fremgår af finanslovsaftalen, der kan ses som bilag nr. 1, at kommunerne skal formulere en værdighedspolitik, der beskriver, hvordan de vil sikre en værdig ældrepleje, og værdighedsmilliarden skal understøtte en ny måde at arbejde på med øget fokus på værdighed.

       

      De indholdsmæssige krav til udmøntningen af midlerne er følgende:

      -          Kommunerne skal i 1. halvår af 2016 godkende en værdighedspolitik og i den forbindelse redegøre for, hvordan de ekstra midler forudsættes anvendt i 2016.

      -          Pengene kan anvendes til bl.a. personale (varme hænder) og til kompetenceudvikling og understøtte arbejdet ift. livskvalitet, selvbestemmelse, kvalitet, sammenhæng og tværfaglighed, mad og ernæring samt en værdig død.

      -          Det er den enkelte kommune, der vurderer, hvor behovet er størst lokalt.

       

      Midlerne tilføres kommunerne efter følgende principper:

      -          Midlerne ligger ud over kommunernes budgetter for 2016.

      -          Midlerne fordeles på baggrund af en objektiv fordelingsnøgle ud fra kommunernes udgiftsbehov på ældreområdet.

      -          Beløbet vil blive udmeldt og udbetalt primo 2016.

      -          Kommunerne skal redegøre for, hvordan de vil arbejde med værdighedspolitikken, og de skal desuden med revisorpåtegnet regnskab redegøre for, at midlerne er anvendt som forudsat.

      -          Efter 2019 vil den ekstra milliard blive fordelt ud til kommunerne via bloktilskuddet.

      Hvis midlerne fordeles efter indbyggertal, vil det betyde 16,8 mio. kr. for Viborg Kommune, men det vurderes, at en objektiv fordelingsnøgle efter udgiftsbehov vil give et højere beløb for Viborg Kommune. Der afventes også en udmelding fra Staten, om kommunerne får adgang til at overføre midler fra 2016 til efterfølgende år, idet det kan være en udfordring at anvende hele beløbet i 2016, hvor der først skal udarbejdes en værdighedspolitik.

       

      Ældre- og Sundhedsudvalget er ved at forberede udarbejdelsen af en ny sektorpolitik på ældreområdet, og udvalget vedtog på mødet den 24. november 2015 (sag nr. 7), at sektorpolitikken kobles sammen med værdighedspolitikken og betegnes ”Et værdigt seniorliv – Viborg Kommunes senior- og værdighedspolitik”.

       

      Årets budgetforlig vedr. ældreområdet

      I årets budgetforligstekst står der følgende vedr. den afsatte pulje til ældreområdet:

       

      ”Partierne er enige om, at der tilføres ekstra midler til ældreområdet. Dels 5,4 mio. kr. i 2016 til demografi (flere ældre) dels yderligere 16,8 mio. kr./år. Beløbet dækker Viborgs andel af den tidligere ”ældremilliard”. De 16,8 mio. kr. afsættes under Økonomi- og Erhvervsudvalget, og er gjort betinget af resultatet af finansloven. Den endelige udmøntning afventer derfor, at finansloven kendes, og det sker forventeligt til december.”

       

      På Ældre- og Sundhedsudvalgets møde den 24. november 2015 (sag nr. 5) vedtog udvalget følgende udtalelse: ”Ældre og Sundhedsudvalget forventer, at betingelserne fra budgetforliget gør, at midlerne fra ældremilliarden frigives til fortsættelse af udvalgets nuværende serviceniveau”.

       

      Den tidligere ældremilliard er med årets økonomiaftale mellem Regeringen og KL overgået fra en pulje til kommunernes bloktilskud. I overensstemmelse med budgetforliget, er der afsat en pulje på 16,8 mio. kr. årligt under Økonomi- og Erhvervsudvalget i det vedtagne budget 2016-2019. Tabellen nedenfor viser de øvrige nye beløb, der er indarbejdet i ældreområdets budget 2016-2019:

       

      Nye budgetbeløb på ældreområdet jf. budgetforliget

      (i 1.000 kr.)

      2016

      2017

      2018

      2019

      Driftsudgifter til nyt plejecenter i Banebyen

      0

      0

      5.800

      5.800

      Særlig udfordring omkring finansiering af sosu-elever

      4.000

      4.000

      4.000

      4.000

      Ekstra midler til ældreområdet (herunder kompetenceudvikling)

      2.000

      2.000

      2.000

      2.000

      Demografiudgifter tilføres ældreområdet i 2016

      5.433

      5.433

      5.433

      5.433

      Effektivisering på serviceområderne

      -958

      0

      0

      0

      I alt

      10.475

      11.433

      17.233

      17.233

       

      Vedrørende nyt plejecenter i Banebyen havde Ældre- og Sundhedsudvalget ønsket tilført 16,7 mio. kr. årligt fra 2018. I modsætning til de seneste år er der ikke reserveret demografimidler til ældreområdet under Økonomi- og Erhvervsudvalget i budgettets overslagsår. Årets demografiberegning viste en yderligere udfordring på 7,5 mio. kr. i 2017, 15,5 mio. kr. i 2018 og 24,9 mio. kr. i 2019, som Ældre- og Sundhedsudvalget ligeledes ønskede reserveret i budget 2016-2019.

       

      Videreførelse af aktiviteter finansieret af den tidligere ældremilliard

      For den tidligere ældremilliard, hvoraf Viborg Kommunes andel er 16,8 mio. kr., er der igangsat en række aktiviteter, der ses i tabellen nedenfor.

      Indsats

      Mio. kr.

      Styrket rehabiliteringsindsats – En borger et forløb

      4,4

      Rehabiliteringscenter

      2,1

      Målrettet træning/aktivitet på demenscentrene/afsnit

      0,5

      Tilskud til tillempet styrketræning 75+ årige / 80+ årige

      1,0

      Styrket indsats i forhold til udadreagerende demente på plejecentre

      1,4

      Styrkelse af aktivitet og omsorg på plejecentrene i ydertimer

      4,6

      Levebo-miljøer på plejecentrene

      1,6

      Styrket indsats/støtte for de hjemmeboende yngre ældre demente

      0,3

      Bedre pleje og omsorg for demente i hjemmet (psykiske ældre borger)

      0,8

      Revision/administration/lovpligtige forsikringer

      0,1

      I alt

      16,8

       

       

      Ovennævnte aktiviteter mangler pt. finansiering på ældreområdet, idet den afsatte pulje på 16,8 mio. kr. står under Økonomi- og Erhvervsudvalget.

      Såfremt den nye værdighedsmilliard fremover skal finansiere disse aktiviteter, skal der ske en politisk afvejning af, om aktiviteterne ligger inden for værdighedsmilliardens formål og Viborg Kommunes kommende værdighedspolitik. Hvis aktiviteterne ikke ligger inden for disse formål, skal de helt eller delvist afvikles eller finansieres på anden vis.

      Det forventes, at Staten udmelder de nærmere kriterier for udmøntningen af værdighedsmilliarden omkring årsskiftet. Når kriterierne er kendte, kan der foretages en konkret vurdering af, hvilke aktiviteter, der kan videreføres.

      Det foreslås derfor, at ældreområdet tilføres en fjerdedel af den afsatte pulje på 16,8 mio. kr. svarende til 4,2 mio. kr., så det er muligt at videreføre aktiviteterne midlertidigt i 1. kvartal 2016.

    • Bilag

    • Indstilling

      Kommunaldirektøren foreslår, at Økonomi- og Erhvervsudvalget indstiller til Byrådet,

       

      at der overføres 4,2 mio. kr. i 2016 fra den afsatte pulje under politisk organisation på 16,8 mio. kr. til ældreområdet til midlertidig videreførelse af de aktiviteter, som blev igangsat for Viborg Kommunes andel af den tidligere ældremilliard, og

       

      at den videre proces drøftes.

    • Beslutning i Økonomi- og Erhvervsudvalget den 09-12-2015

      Økonomi- og Erhvervsudvalget beslutter,

       

      at politikområdet ”ældreområdet” tilføres Viborg Kommunes andel af ”værdigheds-milliarden” til videreførelse af nuværende aktiviteter og/eller nye aktiviteter op til 16,8 mio. kr. i henhold til finanslovsaftalens bestemmelser om udarbejdelse af en værdighedspolitik, og

       

      at der tages stilling til de  budgetmæssige konsekvenser ved førstkommende budgetopfølgning i 2016.

  • 4 Godkendelse af kommissorium for §17.4-udvalget Invest in Viborg
    • Sagsfremstilling

      Byrådet besluttede den 2. september 2015 (sag nr. 5) bl.a. at afsætte midler til en forstærket investeringsfremmeindsats ’Invest in Viborg’ for perioden frem til og med 2018, og besluttede ved samme lejlighed, at det politiske ansvar for investeringsfremmeindsatsen placeres i et nyoprettet §17.4-udvalg.

       

      Dette udvalg har holdt møde den 8. oktober 2015, og et konstituerende møde med udvalgets eksterne medlemmer den 19. november 2015. Forslag til kommissorium kan ses som bilag nr. 1.

       

      Udvalget består af borgmester, 1. viceborgmester, 2. viceborgmester, 1 repræsentant fra Aarhus Universitet og 3 repræsentanter fra erhvervslivet.

       

      Økonomi- og Erhvervsudvalget forelægges udvalgets kommissorium til godkendelse.

    • Bilag

    • Indstilling

      Borgmester, 1. viceborgmester og 2. viceborgmester indstiller,

       

      at kommissorium for §17.4-udvalget ’Invest in Viborg’ godkendes.

    • Beslutning i Økonomi- og Erhvervsudvalget den 09-12-2015

      Indstillingen fra Borgmester, 1. viceborgmester og 2. viceborgmester godkendes.

  • 5 Genudbud af konkurrenceudsættelser
    • Sagsfremstilling

      I løbet af 2010 - 2013 har Viborg Kommune gennemført en række konkurrenceudsættelser på forskellige områder. Viborg Kommune har bl.a. konkurrenceudsat rengøring af Rådhuset, rengøring generelt (skoler, daginstitutioner mv.), samt danskundervisning (drift af Sprogcenter). Komplet oversigt over gennemførte konkurrenceudsættelser findes sidst i denne sag.

      De tre nævnte konkurrenceudsættelser nærmer sig alle kontraktudløb. Viborg Kommune skal derfor snarest træffe beslutning om, hvorvidt områderne skal genudbydes. Kompetencen til at træffe beslutning ligger, jf. Indkøbs- og udbudspolitikken, hos Økonomi- og Erhvervsudvalget.

      Det bemærkes, at på de områder, hvor Viborg Kommunes eget kontrolbud har vundet opgaven, er Byrådet ikke bundet af den i udbudsmaterialet angivne kontraktperiode, eller forpligtet til at genudbyde opgaven. Dette gør sig gældende for rengøring af Rådhuset og Danskundervisning.

      Rengøring af Rådhuset

      Opgaven omfatter rengøring på Rådhuset og blev konkurrenceudsat i 2010. Viborg Kommunes eget kontrolbud vandt opgaven. Kontraktperioden, inklusiv forlængelsesmuligheder, fastsat i udbuddet udløber 31. oktober 2016.

      Kontrakthaver: Rengøringsenheden, Facility Management, Teknik & Miljø.

      Kontraktperiode: 1. oktober 2010 – 31. oktober 2014 med option på forlængelse i 2 x 1 år.

      Årlig kontraktsum: Ca. 2,5 mio. kr.

      Da Kommunens eget kontrolbud vandt opgaven, er Viborg Kommune ikke bundet af kontraktperioden eller forpligtet til at genudbyde opgaven.

      Rengøring generelt

      Opgaven blev oprindeligt konkurrenceudsat i 2013 og omfatter rengøring af Viborg Kommunes decentrale enheder (skoler, børnehaver mv). Aftalen blev udbudt i 8 delaftaler, hvor firmaet Absolut Rengøring A/S vandt hovedparten af delaftalerne. ISS A/S vandt delaftale 5 – Viborg Kommune Sydvest (bl.a. Karup, Frederiks, Hald Ege, Ravnstrup).

      Absolut Rengøring blev opsagt, mens aftalen med ISS på delaftale 5 fortsat er i drift, og følger den oprindelige kontraktperiode.

      Kontrakthaver: ISS A/S

      Kontraktperiode: 1. august 2013 – 31. juli 2016 med option på forlængelse i 2 x 12 måneder.

      Årlig kontraktsum: Ca. 4,29 mio. kr. (Delaftale 5 - 2013)

      De resterende delaftaler er blevet genudbudt i 2015. Her vandt ISS A/S områderne 1-3 (Vest, Nord og Øst), mens Elite Miljø A/S vandt kontrakten for område 4 (Midt). I forbindelse med genudbuddet blev der lavet nye geografiske inddelinger af områder. Genudbuddet fra 2015 har en kontraktperiode på 1. august 2015 – 31. juli 2019, med option på forlængelse i 2x12 måneder.

      Årlig kontraktsum: Ca. 23,8 mio. kr. (Genudbudte delaftaler – 2015)

       

       

      Danskundervisning

      Opgaven omkring drift af et sprogcenter, hvor der etableres undervisning i dansk som andet sprog til voksne udlændinge mfl., blev konkurrenceudsat i 2012. Viborg Kommunes eget kontrolbud vandt opgaven, og Danskuddannelse forgår i dag på Sprogcenter Viborg, som er kommunalt ejet og drevet.

      Kontrakthaver: Sprogskolen, Job og Velfærd

      Kontraktperiode: 1. januar 2013 – 31. december 2015 med option på forlængelse i 1 x 12 måneder.

      Da Kommunens eget kontrolbud vandt opgaven, er Viborg Kommune ikke bundet af kontraktperioden eller forpligtet til at genudbyde opgaven.

      Årlig kontraktsum: Ca.10 mio. kr.

      Anbefaling vedrørende Rengøring

      Såfremt Udvalget vælger at genudbyde rengøring på Rådhuset, er det Forvaltningens anbefaling, at det sker sammen med genudbud af rengøring generelt (Delaftale 5) i et samlet udbud.

      Et samlet udbud vil betyde en passende volumen og dermed bedre konkurrence, og færre ressourcer forbundet med udbuddet, både interne ressourcer og ekstern konsulentbistand.

      Opgaven omkring rengøringen af Rådhuset er ikke bundet af den nævnte kontraktperiode, da Viborg Kommune selv vandt opgaven. Et samlet udbud af de to opgaver kan derfor ske ved udløb af Delaftale 5 i 2016, eller ved udløb af eventuelle forlængelsesperioder.

      Genudbuddet vil i øvrigt blive tilrettelagt i henhold til den vedtagne Indkøbs- og udbudspolitik medmindre andet besluttes i Økonomi- og Erhvervsudvalget.

      Oversigt over Konkurrenceudsættelser:

      I skemaet kan ses de konkurrenceudsættelser Viborg Kommune har gennemført, kontrakthaver, kontraktsum samt kontraktperiode.

       

      Område

       

       

      Kontrakthaver

       

      Kontraktsum

      (mio. kr.)

       

      Kontraktstart og evt. slutdato

      Rottebekæmpelse

      Udløbet

      Anticimex A/S  (Tidligere ISS A/S)

      Ca. 1,5

      01.06.2011 – 31.05.2014

      Option 2 x 12 måneder

       

      Rottebekæmpelse

      Genudbud

      Anticimex A/S

       

      Ca. 2,2

      01.04.2015 – 31.03.2018

      Option 2 x 12 måneder

       

      Rengøring af Rådhuset

      Kontrolbud – Rengøringsenheden

      Teknik og Miljø

      Ca. 2,5

      01.10.2010 – 31.10.2014

      Option 2 x 1 år