Kultur- og Fritidsudvalget - Referat fra mødet den 27-11-2018

Referat

Kl. 15.00 Dialogmøde med Kultur- og Fritidsudvalget og Kulturelt Samråd

  • 1 Aflæggelse af anlægsregnskaber 2018 i Kultur - og Fritidsudvalget
    • Resume

      Afslutning af anlægsregnskaber over 2 mio. kr. på Kultur – og Fritidsområdet.

    • Indstilling

      Direktøren for Kultur & Udvikling foreslår, at Kultur- og Fritidsudvalget indstiller til byrådet,

       

      1. at anlægsregnskaberne godkendes.

    • Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 27-11-2018

      Kultur- og Fritidsudvalget indstiller til Byrådet,

       

      1. at anlægsregnskaberne godkendes.

    • Sagsfremstilling

      Historik

      Økonomi- og Erhvervsudvalget behandlede på sit møde 12. oktober 2016, sag nr. 9, vedrørende problemstillingen med tilbagebetaling af 17,5% til momsudligningsordningen. Udvalget besluttede, at de relevante institutioner informeres om, at de fremover skal være opmærksomme på at tage højde for momsproblematikken, når der indgår ekstern finansiering, og at eventuelle opståede problemstillinger i forhold til tilbagebetaling af 17,5% til momsudligningsordningen som udgangspunkt løses indenfor det pågældende projekts eget budget.

       

      Det bemærkes, at de anlægssager, der her afsluttes vedrører projekter, der er godkendt før Økonomi- og Erhvervsudvalgets beslutning på mødet 12. oktober 2016, og projekterne er alle realiseret i tæt samspil med foreninger og selvejende institutioner og med væsentlige eksterne bidrag fra fonde m.fl., således at afløftning af fondsmoms har stor indflydelse på resultatet.

       

      Inddragelse og høring

      Intet

       

       

      Beskrivelse

      I henhold til Viborg Kommunes principper for økonomistyring påhviler det de udvalg, der administrerer anlægsbevillinger, at udarbejde anlægsregnskab med tilhørende bemærkninger. For de anlægsprojekter, hvor bruttoudgifterne beløber sig til 2. mio. kr. eller mere, skal anlægsregnskaberne med bemærkninger godkendes særskilt af byrådet. Såfremt udgifter beløber sig til under 2 mio. kr., kan regnskabet optages i årsregnskabet og godkendes sammen med dette.

       

      Følgende anlæg under Kultur – og Fritidsområdet er nu afsluttet

       

      Sted nr.

      Anlægsprojekt

      Bevilling

      1.000 kr.

      Forbrug

      1.000 kr.

      Afvigelse

      (+) merforbrug

      (-) mindreforbrug

      035525

      Projekt Løgstrup Aktivitetspark

      2.494

      -2.294

      2.511

      -2.180

      17

      114

      318581

      Etablering af omklædningsfaciliteter på Nordre Skole

      2.300

      -400

      2.304

      -330

      4

      70

      318593

      Etablering af kunstgræsbane på Liseborg Centret

      4.058

      -2.158

      4.168

      -1.780

      110

      378

       

      I alt

       

      Afsluttede anlæg

      8.852

      -4.852

      8.983

      -4.290

      131

      562

       

       

      Bemærkninger

      Projektet vedrørende Løgstrup Aktivitetspark udviser samlet en afvigelse på 131.000 kr. svarende til afløftning af fondsmoms i forbindelse med indtægter vedrørende arbejdsgruppens egenfinansiering, fonde mv., jf. gældende regler.

       

      Projektet vedrørende etablering af omklædningsfaciliteter på Nordre Skole er afsluttet med et samlet merforbrug på 74.000 kr. Afvigelsen skyldes primært afløftning af fondsmoms i forbindelse med foreningens egenfinansiering, jf. gældende regler.

       

      Anlægsregnskabet vedrørende etablering af kunstgræsbaner på Liseborg Centret udviser et merforbrug på udgiftssiden på 110.000 kr. og en mindre indtægt på 378.000 kr. Afvigelsen skyldes på udgiftssiden uforudsete udgifter, og på indtægtssiden afløftning af fondsmoms iht. gældende regler. Projektet skal ses i sammenhæng med anlægssag, vedr. lys på baneanlæg på Liseborg Centret, som efter gældende regler afsluttes administrativ. Dette projekt afsluttes med et mindre forbrug på 37.000 kr.

       

      Det samlede merforbrug på de 3 projekter skyldes afløftning af fondsmoms. Alle projekter er godkendt før beslutningen i Økonomi – og Erhvervsudvalget den 12.10.2016.

       

       

      Alternativer

      Intet

       

       

      Tidsperspektiv

      Intet

       

       

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      Intet

       

       

      Juridiske og planmæssige forhold

      Intet


  • 2 Budget 2019-2022, fortsat drøftelse af evt. behov for omprioriteringer og budgetjusteringer indenfor udvalgets ansvarsområder.
    • Resume

      Kultur- og Fritidsudvalget havde på sit møde 30. okt. 2018 indledende drøftelse for at afklare behov for omprioriteringer og budgetjusteringer indenfor udvalgets politikområder, og udvalget besluttede, at drøftelsen genoptages på mødet 27. november 2018 i Kultur- og Fritidsudvalget.

    • Indstilling

      Direktøren for Kultur & Udvikling indstiller,

       

      1. at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter sagen med henblik på at afklare behov for yderligere analyse og undersøgelser forud for den kommende budgetlægning.

    • Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 27-11-2018

      Kultur- og Fritidsudvalget drøftede sagen og besluttede,

       

      1. at budgetforhold vedr. udvalgets ansvarsområder gennemgås og at forvaltningen i første omgang anmodes om forslag til kommissorium for en nærmere analyse vedr. mindre lokale kulturelle aktivitetssteder og mindre museumslignende enheder.

    • Sagsfremstilling

      Historik

      Byrådet godkendte på sit møde 10. oktober 2018, sag nr. 11, budgettet for perioden 2019-2022.

      Kultur- og Fritidsudvalget havde på sit møde 30. oktober 2018 indledende drøftelse for at afklare behov for justeringer og omprioriteringer indenfor udvalgets ansvarsområder.

       

       

      Inddragelse og høring

      Intet.

      Evt. forslag til justeringer og omprioriteringer indgår i kommende budgetlægning m.v. for perioden 2019-2022.

       

       

      Beskrivelse

      På mødet vil der være fortsat fokus på at skabe det fornødne overblik over udvalgets ansvarsområder.

       

      Forvaltningen vil på mødet via info i Viborg Kommunes GIS-kortsystem vise et overblik over de faciliteter, der er indenfor kultur- og fritidsområdet.

       

      Målet med drøftelserne vil være at afklare mulighederne for at finde et fremtidigt økonomisk råderum indenfor udvalgets område og behovet for at igangsætte analyser, der kan afklare om dette råderum kan findes. Målet hermed kan være dels at sikre ensartethed i serviceniveauet og dels at skabe et råderum, som udvalget kan anvende til at skabe rum til udvikling og til at understøtte den styringsmodel, som Byrådet pt. behandler. Der vil i denne fase være fokus på lokalområder og på nogle af institutionerne indenfor det kulturelle område, jfr. Viborg Kommunes kulturstrategi.

       

      I forlængelse af udvalgets drøftelser vil der formentlig være behov for et fællesmøde med Landdistriktsudvalget, hvor indsatser i forhold til lokalområder kan drøftes og evt. koordineres.

       

      Kultur- og Fritidsudvalget kan på mødet drøfte behovet for at belyse enkeltområder, således at grundlag for evt. beslutninger kan foreligge i god tid inden den kommende budgetlægning.

       

       

      Alternativer

      Intet

       

       

      Tidsperspektiv

      Afklares når der foreligger beslutning om evt. justeringer og omprioriteringen indenfor udvalgets ansvarsområder.

       

       

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      Evt. budgetændringer skal være fuldt finansierede inden for udvalgets budgetramme.

      Hvis der er behov for det vil forvaltningen udarbejde konkrete sagsfremstillinger til kommende møde i udvalget.      

       

       

      Juridiske og planmæssige forhold

      Intet

    • Bilag

  • 3 Skovgaard Museet - Ansøgning - Mindre anlægstilskud
    • Resume

      Sagen vedrører Skovgaard Museet, som ansøger Kultur- og Fritidsudvalgets pulje til mindre anlæg. Museet ønsker at forbedre dels toiletforhold, - dels at foretage udskiftning af defekte sikringsruder.

    • Indstilling

      Direktøren for Kultur & Udvikling indstiller,

       

      1. at udvalget drøfter Skovgaard Museets ansøgning om støtte på 130.000 kr. til forbedring af toiletforhold,

       

      2. at udvalget drøfter Skovgaard Museets ansøgning om støtte på 93.778 kr. til udskiftning af defekte sikringsruder, og

       

      3. at eventuel støtte finansieres indenfor puljen til mindre anlægsudgifter 2019.

    • Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 27-11-2018

      Kultur- og Fritidsudvalget beslutter,

       

      1. at udvalget bevilger støtte på 130.000 kr. til forbedring af toiletforhold,

       

      2. at udvalget bevilger støtte på 93.778 kr. til udskiftning af defekte sikringsruder, og

       

      3. at eventuel støtte finansieres indenfor puljen til mindre anlægsudgifter 2019.

    • Sagsfremstilling

      Historik

      Viborg Kommune har siden 1980 stillet barokbygningen beliggende Domkirkestræde 2 til rådighed for Skovgaard Museet.

       

       

      Inddragelse og høring

      Intet

       

       

      Beskrivelse

      Skovgaard Museet åbner i løbet af 2019 to markante udstillinger som stiller krav til museets faciliteter.

       

      I januar 2019 åbnes udstillingen ”Alkymistens Laboratorium” som i særlig grad henvender sig til børn i børnehavealderen/indskolingen. Skovgaard Museet har finansieret udstillingen med fondsstøtte på 1.900.000 kr. Museet forventer en stor tilstrømning fra skoler og institutioner til udstillingen. Museet ansøger om 130.000 kr. til en udvidelse fra ét til to toiletter publikumstoiletter.

       

      I maj 2019 åbnes udstillingen ”Guld og grønne skove” som blandt andet vil præsentere det hidtil dyreste maleri af Hammershøi: ”Åbne Døre”. Udstillingen, der har en forsikringsværdi på over 160.000.000 kr., stiller skærpede krav til Skovgaard Museets sikkerhedsniveau. På denne baggrund ansøges om 93.778 kr. til udskiftning af beskadigede sikringsruder.

       

       

      Alternativer

      Intet

       

       

      Tidsperspektiv

      En evt. etablering af forbedrede toiletforhold skal være afsluttet medio januar 2019 af hensyn til udstillingsåbning

       

       

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      Skovgaard Museet ansøger i alt Kultur- og Fritidsudvalget om 223.778 kr. fordelt på 130.000 kr. til forbedrede toiletforhold og 93.778 kr. til sikringsruder.

      Museet gør opmærksom på, at en forbedring af toiletforholdene har den højeste prioritet.

       

       

      Juridiske og planmæssige forhold

      Bygningen Domkirkestræde 2 er fredet.


    • Bilag

  • 4 Bjerringbro Idrætspark søger om tilladelse til opsætning af 10 hytter
    • Resume

      Den selvejende institution, Bjerringbro Idrætspark (BIP) har fremsendt ansøgning om tilladelse til opsætning af 10 hytter til overnatningsformål ved Bjerringbro Idrætspark.

    • Indstilling

      Direktøren for Kultur & Udvikling indstiller,

       

      1. at Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler Bjerringbro Idrætsparks forslag om placering af hytter på arealet mellem idrætsanlægget og Gudenådalens museum og i forlængelse heraf beder Teknisk Udvalg tage stilling til om der skal udarbejdes nyt plangrundlag.

    • Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 27-11-2018

      Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler Bjerringbro Idrætsparks forslag om placering af hytter på arealet mellem idrætsanlægget og Gudenådalens museum og i forlængelse heraf sender sagen videre til Teknisk Udvalg med opfordring til, at udvalget ser positivt på udarbejdelse af nyt plangrundlag, der muliggør projektets realisering.

       

      Niels Jørgen Ottosen deltog ikke i Kultur- og Fritidsudvalgets behandling af sagen på grund af inhabilitet.

    • Sagsfremstilling

      Historik

      Intet                      

       

       

      Inddragelse og høring

      Projektet involverer en del af det areal, som pt. anvendes af Gudenådalens Museum til ”Runestenspark”. Projektet er derfor fremsendt til den selvejende institution Gudenådalens Museum til udtalelse.

       

      Beskrivelse

      BIP ønsker at etablere 10 hytter til overnatning vedr. Bjerringbro Idrætspark. Hytterne skal supplere de mange og tidssvarende faciliteter i idrætscentret og dermed åbne mulighed for i højere grad at arrangere træningslejre, kursusvirksomhed og andre arrangementer, hvor der er behov for overnatningsfaciliteter.

       

      De 10 hytter vil indeholde mulighed for, at op til 50 personer kan overnatte af gangen.

       

      Hytterne ønskes placeret på areal vest for idrætshallerne. Arealet deles med Gudenådalens Museum, som har etableret runestenspark på arealet. Etableringen af hytterne vil indebære, at pladsen til runestensparken begrænses.

       

      Arealet er ejet af Bjerringbro Idrætspark, som har opsagt lejeaftale med Gudenådalens Museum til udgangen af april 2019 og BIP ønsker at etablere hytterne snarest muligt herefter.

       

      Den placering af hytterne, som BIP foreslår, er mulig og god i forhold til sammenhængene i det samlede idrætsanlæg i idrætsparken. Placeringen indebærer dog, at der skal ændres i plangrundlaget for området.

       

      Forvaltningen har derfor også drøftet alternative placeringsmuligheder med BIP, men det fastholdes, at den foreslåede placering er den bedste, idet denne placering dels er den bedste i forhold til samspillet med de øvrige faciliteter på anlægget og dels ikke begrænser fremtidige udviklingsmuligheder for BIP.

       

      Der søges ikke om anlægstilskud til projektet.

       

      Gudenådalens Museum har den 11. og 16. november 2018 fremsendt udtalelse til Viborg Kommune.

       

      Af udtalelse af 11. november 2018 fremgår, at Gudenådalens Museum finder, at placeringen af hytterne er problematisk for museet og at museet meget gerne vil bibeholde runestensparken i den nuværende form. Udtalelse fra Gudenådalens Museum vedlægges sagen som bilag.

       

      På forvaltningens foranledning har BIP og Gudenådalens Museum drøftet sagen på ny og forvaltningen har den 16. november 2018 modtaget præcisering af udtalelse fra Gudenådalens Museum. Heraf fremgår, at Gudenådalens Museum den 14. november 2018 har afholdt møde med BIP og man har på mødet fundet en fælles løsning med hensyn til det areal, der ikke inddrages til projektet, idet museet har fået stillet en langtidslejekontrakt i udsigt. Alternativt har BIP tilkendegivet, at BIP er indstillet på at overdrage arealet til Viborg Kommune uden beregning. Arealet forventes anvendt til en minimeret udgave af Runestensparken og til en påtænkt tilbygning til museet.

      Museet gør i udtalelsen dog opmærksom på, at museets bestyrelse fortsat synes, at de er en dårlig ide at ødelægge landskabsmodellen Runestensparken.

       

       

      Alternativer

      Det vil være muligt at placere hytterne andre steder på arealerne ved Bjerringbro Idrætspark.

       

      Forvaltningen har vurderet mulige alternativer jfr. bilag, at ansøgningen alternativt kan imødekommes delvist ved at projektet bearbejdes, så hytterne placeres øst for svømmehallen indenfor udlagte byggefelt og bearbejdes i materiale, så de tilpasses eksisterende arkitektur. Der kan her arbejdes med en tilbygning til eksisterende hal eller hytter med beplantning, der kan afskærme området.

       

      Et andet alternativ kunne være, at ansøgningen imødekommes delvist ved at placere hytterne som en samlet bebyggelse på Markedspladsen øst for svømmehallen. Dette forudsætter også et nyt plangrundlag.

       

      Det er dog BIP´s vurdering, at andre placeringer vil forringe sammenhænge i driften af anlægget, ligesom det vil begrænse fremtidige udviklingsmuligheder.

       

      Tidsperspektiv

      Hvis ansøgningen imødekommes og der arbejdes videre med den af BIP foreslåede placering forudsætter dette et nyt plangrundlag.

      Tidsperspektivet herfor vil være, at sagen behandles i Teknisk Udvalg primo 2019. Planforslag vil herefter kunne udarbejdes, godkendes og udsendes i offentlig høring medio 2019 og med endelig vedtagelse ultimo 2019.

       

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      Der søges ikke anlægstilskud til projektet og hytterne vil ikke kunne udløse lokaletilskud i henhold til folkeoplysningslovens bestemmelse.

       

       

      Juridiske og planmæssige forhold

      Området er omfattet af eksisterende lokalplan nr. 390 Bjerringbro Idrætspark ved Vestre Ringvej i Bjerringbro, der udlægger ansøgte område til almen service og aktivitetsområde i form af kulturelle institutioner såsom museum og skulpturpark.  Ansøgte placering er ikke i overensstemmelse med gældende planlægning, hvorfor Teknisk Udvalg skal tage stilling til om der skal udarbejdes nyt plangrundlag. Ved udarbejdelse af et nyt plangrundlag, er det forvaltningens vurdering, at det ansøgte bør bearbejdes mht. arkitektur og placering, jf. bilag.

    • Bilag

  • 5 Ny svømmehal, status for baggrund for vurdering af placeringsmuligheder, status og det videre arbejde med projektet
    • Resume

      På mødet orienteres om status for forundersøgelserne vedr. placering og etablering af ny svømmehal med 50 meter bassin i Viborg, samt det videre arbejde med forundersøgelsen, som skal sikre beslutningsgrundlag i sagen til budgetlægningen for 2020-2022.

    • Indstilling

      Direktøren for Kultur & Udvikling indstiller,

       

      1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen til efterretning og drøfter det videre forløb for forundersøgelsen i forbindelse med etablering af ny svømmehal med 50 meter bassin i Viborg.

    • Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 27-11-2018

      Kultur- og Fritidsudvalget beslutter,

       

      1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen til efterretning,

       

      2. at følgende placeringsmuligheder indgår i den videre forundersøgelse for ny svømmehal: Vestbadet, Liseborg Centret, Houlkær Hallen og Overlunds nye samlingssted, og

       

      3. at belyse mulighederne for fortsat friluftsbadning, som placeres i Vestbadet og i søer.

       

      Andre relevante udvalg involveres i det videre arbejde.

    • Sagsfremstilling

      Historik

      Kort opsummering af historik i sagen:

       

      Budgetlægning juni 2016: Kultur- og Fritidsudvalget beslutter, at der igangsættes analyse vedr. behov for ny svømmehal samt analyse vedr. investeringsbehov i idrætshaller i Viborg Kommune

       

      KFU 22. juni 2017, analyse m.v. behandles og udvalget beslutter.

      Det undersøges, om forslag om etablering af ny svømmehal med 50 meter bassin i Vestbadet på Rughavevej kan realiseres indenfor de fysiske rammer i området med henblik på, at afklaring foreligger til Byrådets budgetkonference i august måned. Hvis det besvares bekræftende, at anlægget evt. kan etableres i Vestbadet, er udvalget indstillet på at foreslå, at projekt drøftes på Byrådets budgetkonference i august måned 2017.

       

      KFU 10. august 2017.  Det dokumenteres, at svømmehal med 50 meter bassin kan placeres på arealet på Rughavevej, ”Vestbadet”. Projekt indgår i afsluttende budgetforhandlinger for budget 2018-2021.

       

      Budget 2018-2021. Byrådet afsætter i alt 21 mio. kr. til ny svømmehal.

       

      Byrådet 20. december 2017. Der frigives 1.000.000 kr. til projekt, ny foreningssvømmehal og heraf disponeres 250.000 kr. til dækning af udgifter i forbindelse med forundersøgelse og udarbejdelse af samlet beslutningsgrundlag m.v. i forbindelse med budgetlægning for 2019-2022.

      Det er i forløbet vurderet, at en foreningssvømmehal med de ønskedes faciliteter vil koste ca. 60 mio. kr.

      Forundersøgelser stilles derfor i bero indtil det er afklaret om der kan sikres en budgetramme på dette niveau.

       

      Budget 2019-2022. I forbindelse med Byrådets budgetforlig for perioden 2019-2022 besluttes, at der i budgetperioden afsættes i alt 52 mio. kr. fra Viborg Kommune til projektet under forudsætning af, at anlægsudgift herudover finansieres af brugere, fonde m.fl.

       

      Viborg Byråd, budgetforlig vedr. budget 2019-2022.

      Af forligsteksten fremgår:

      -          Der afsættes 52 mio. kr. i årene 2020 til 2022 til dækning af det kommunale bidrag til ny svømmehal med 50 meter bane. Derudover forudsættes, at Viborg Svømmeklub selv bidrager med 8 mio. kr., så der bliver en forventet samlet anskaffelsessum på 60 mio. kr.

      -          Driften af den nye svømmehal finansieres indenfor det samlede budget på ”svømmeområdet”.

      -          Der afsættes 4 mio. kr. under Børne- og Ungdomsudvalget til nedlukning af svømmebadet på Søndre Skole

      -          Det skal i løbet af 2019 afklares, hvor den nye svømmehal skal placeres.

      -          Hvis svømmehallen placeres et andet sted end Vestbadet på Rughavevej, vil der være afledte udgifter til renovering og drift af Vestbadet, som der vil skulle tages stilling til.

      Projektets indhold og finansiering skal godkendes af Byrådet inden igangsætning.

       

       

      Inddragelse og høring

      Parter i sagen inddrages og høres i forbindelse med beslutning om placering af ny svømmehal.

       

       

      Beskrivelse

      På mødet orienteres om historikken i sagen og herunder det hidtidige forløb vedr. forundersøgelserne i forbindelse med projektet samt om overvejelser i forhold til det videre arbejde med forundersøgelsen, således at der kan foreligge et endeligt beslutningsgrundlag i sagen til budgetlægningen 2020-2023.

       

      Forvaltningen og Viborg Svømmeklub har afholdt møde med Lokale- og Anlægsfonden for at indhente information om aktuelle nyere svømmehalsprojekter og nøgletal, tekniske løsninger og erfaringer fra disse og vil i den kommende tid også besigtige nye anlæg bl.a. den nye svømmehal i DGI-Huset i Vejle.

       

       

      Alternativer

      Intet

       

       

      Tidsperspektiv

      Hvis der træffes endelig beslutning om placering af ny svømmehal i forbindelse med budgetdrøftelserne medio 2018 skal der formentlig igangsættes lokalplanlægning, således at den endelige projektering af projektet kan ske i 2019/2020. Byggeperioden vil herefter have en varighed på 1 til 2 år.

       

       

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      Se budgetforligsteksten ovenfor i sagen.

       

       

      Juridiske og planmæssige forhold

      Projektets realisering vil formentlig indebære, at der skal igangsættes ny lokalplanlægning.


    • Bilag

  • 6 Evaluering af sekretariatsbetjeningen af byråd og udvalg
    • Resume

      For at evaluere sekretariatsbetjeningen af byråd og udvalg er der gennemført en spørgeskemaundersøgelse. Undersøgelsen præsenteres med særligt fokus på sekretariatsbetjeningen af Kultur- og Fritidsudvalget.

    • Indstilling

      Direktøren for Kultur & Udvikling indstiller,

       

      1. at Kultur- og Fritidsudvalget med udgangspunkt i evalueringen drøfter sekretariatsbetjeningen af udvalget.

    • Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 27-11-2018

      Kultur- og Fritidsudvalget drøftede sagen.

    • Sagsfremstilling

      Historik

      I 2013 blev der gennemført en evaluering af betjeningen og serviceringen af byrådet.

       

       

      Inddragelse og høring

      Intet

       

       

      Beskrivelse

      I lighed med evalueringen i 2013 har direktionen og sekretariaterne valgt at gennemføre en lille "temperaturmåling" af sekretariatsbetjeningen af byråd og udvalg, så man kan udvikle og forbedre betjeningen og serviceringen af byråd, udvalg og politikerne generelt.

       

      Der blev på denne baggrund udsendt et spørgeskema til alle byrådsmedlemmer, som kunne besvares i perioden fra 26. september 2018 til 24. oktober 2018. Dette gav en svarprocent på 68%.

       

      Spørgeskemaet indeholder indledningsvist generelle spørgsmål til alle byrådsmedlemmer om sekretariatsbetjeningen samt introduktionen til den nye byrådsperiode. Herefter har det enkelte medlem fået spørgsmål, der går på sekretariatsbetjeningen af det specifikke udvalg.

       

      I forlængelse heraf er der udarbejdet en rapport, som kan ses i bilag 1.

       

      Evalueringen viser, at der overordnet set er god tilfredshed med sekretariatsbetjeningen af byråd og udvalg.

       

       

      Alternativer

      Intet

       

       

      Tidsperspektiv

      Evalueringen drøftes i de øvrige fagudvalg 27.-29. november 2018 og i Økonomi- og Erhvervsudvalget 13. december 2018.

       

       

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      Intet

       

       

      Juridiske og planmæssige forhold

      Intet

    • Bilag

  • 7 Kulturelt Samråd - Dialog med KFU 2018
    • Resume

      Kulturelt Samråd er inviteret til dialog med Kultur- og Fritidsudvalget på mødet 27. november 2018 kl. 15.00.

    • Indstilling

      Direktøren for Kultur & Udvikling indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget,

       

      1. at udvalget tager Kulturelt Samråds orientering til efterretning.

    • Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 27-11-2018

      Kultur- og Fritidsudvalget tog Kulturelt Samråds orientering til efterretning, og det besluttes, at der følges op på udmøntning af kommunens kulturstrategi på et kommende møde.

    • Sagsfremstilling

      Historik

      Intet

       

       

      Inddragelse og høring

      Intet

       

       

      Beskrivelse

      Kulturelt Samråd er en ”paraplyforening” og fordeler efter ansøgning aktivitetstilskud til medlemsforeningerne. Medlemsforeningerne tilbyder en bred vifte af kulturelle aktiviteter i Viborg Kommune.

       

      Kulturelt Samråd havde i 2015 82 medlemsforeninger, i 2016 92 medlemsforeninger, og 104 i 2017/2018.

       

      På dialogmødet med Kultur- og Fritidsudvalget vil Kulturelt Samråd være repræsenteret af formand Flemming Petersen, samt bestyrelsesmedlemmerne Sine Claudell og Karen Lintrup.

       

       

      Alternativer

      Intet

       

       

      Tidsperspektiv

      Intet

       

       

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      Kulturelt Samråd modtager i 2019 664.000 i støtte til kulturelle aktiviteter blandt medlemsforeningerne.

       

       

      Juridiske og planmæssige forhold

      Intet

    • Bilag

  • 8 Overlund rykker sammen - status på projektet
    • Resume

      I sagen orienteres om status på projektet ”Overlund rykker sammen”, der frem mod 2022 skal føre til opførelse af Ny Overlund Skole og renovering af Overlund Hallen.

    • Indstilling

      Direktøren for Kultur & Udvikling foreslår, at Kultur- og Fritidsudvalget indstiller til byrådet,

       

      1. at status på projektet ”Overlund rykker sammen” tages til efterretning.

    • Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 27-11-2018

      Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen til efterretning.

    • Sagsfremstilling

      Historik

      Byrådet blev på mødet den 21. februar 2018 (sag nr. 5) orienteret om opstart af Ny Overlund Skole og renovering af Overlund Hallen, som senere i projektet har fået arbejdstitlen ”Overlund rykker sammen”. Samtidig blev der bevilliget 1 mio. kr. til rådgivning i projektets første fase.

       

      Den 19. juni 2018 blev Børne- og Ungdomsudvalget (sag nr. 4) og Kultur- og Fritidsudvalget (sag nr. 9) orienteret om status på inspirations- og inddragelsesprocessen.

       

      Den 21. november 2018 (sag nr. 17) besluttede byrådet at benytte fagentreprise til opførelse af Ny Overlund Skole og renovering af Overlund Hallen.

       

      Inddragelse og høring

      Intet.

       

      Beskrivelse

      Viborg Kommune indgik i maj 2018 aftale med ERIK arkitekter om rådgivning i den indledende inspirations- og inddragelsesfase samt til gennemførelse af arkitektkonkurrence.

       

      Fra juni til oktober 2018 har rådgiveren gennemført en række registreringer, studieture, events og workshops, som har sikret involvering af og inputs fra skole, klub, hal, foreninger og lokalsamfund i bredere forstand. De mange bidrag er blevet bearbejdet og sammenskrevet til det byggeprogram, som styregruppen med deltagelse af de to ansvarlige udvalgs formænd og næstformænd godkender på et møde den 3. december 2018.

       

      Byggeprogrammet er grundlaget for det kommende EU-udbud med prækvalifikation vedrørende totalrådgiveropgaven (arkitektkonkurrencen). Udbuddet gennemføres i første halvår 2019 med planlagt godkendelse i byrådet den 26. juni.

       

      Til arkitektkonkurrencen prækvalificeres 5 teams (arkitekt, ingeniør og evt. konsulenter). De fire ikke-vindende teams honoreres med 100.000-150.000 kr. ekskl. moms for deres deltagelse i konkurrencen (afhængigt af om der benyttes forhandling), i alt op til 500.000 kr.

       

      Der nedsættes til afgørelse af arkitektkonkurrencen et bedømmelsesudvalg bestående af to fagdommere, formændene for de to politiske udvalg samt syv fra forvaltningen. Fagdommerne forventes at skulle honoreres med op til 150.000 kr. for gennemlæsning og mødeaktivitet (inkl. dækning af transportudgifter).

       

      Der har i projektet været afholdt div. mindre udgifter i forbindelse med studieture og workshops, ligesom der kan forventes yderligere mindre udgifter i det videre arbejde med brugerinddragelse vedrørende konkretisering af det vindende arkitektforslag. Der søges bevilliget i alt 100.000 kr. til dækning af disse ad hoc udgifter.

       

      Endelig afholdes der i projektet udgifter til understøttelse af det pædagogiske spor i forbindelse med formulering af behov i byggeprogrammet. Der har således været ekstraordinære udgifter til bustransport af elever, lærerdeltagelse i workshop en lørdag samt ekstern konsulentbistand til lærerworkshop og emneuge på i alt 327.000 kr.

       

      Samlet søges der af de afsatte midler til projektet bevilliget 1.077.000 kr.

       

      Alternativer

      Intet.

       

      Tidsperspektiv

      Den overordnede tidsplan for projektet er følgende:

       

      1. halvår 2019          Arkitektkonkurrence/totalrådgiverudbud

      2. halvår 2019          Dispositions- og projektforslag gennem brugerinddragelse

      2020                      Projektering og licitation (fagentreprise)

      2021-2022               Byggeri

       

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      Som det fremgår af det godkendte kommissorium for projektet, deles udgifter til proces for indhentelse af ideer, rådgivning m.v. i forholdet 20:1 mellem Børne- og Ungdomsudvalget (Ny Overlund Skole) og Kultur og Fritidsudvalget (Renovering af Overlund Hallen).

       

      Børne- og Ungdomsudvalget søger i denne omgang bevilliget hele beløbet på 1.077.000 kr. til honorering i arkitektkonkurrencen samt øvrige udgifter nævnt ovenfor, idet der i anlægsbudgettet først er reserveret midler til renovering af Overlund Hallen i 2020 og 2021. Der vil ved en senere bevilling i projektet ske udligning heraf.

       

      Juridiske og planmæssige forhold

      Intet.

  • 9 Mødeliste 11/2018 - Kultur- og Fritidsudvalget (fast punkt)
    • Resume

      I henhold til de af Byrådet vedtagne retningslinjer for de grundlæggende vederlag og andre godtgørelser til medlemmer af Viborg Byråd - herunder reglerne for tabt arbejdsfortjeneste – skal Byrådet og udvalgene godkende aktiviteter, inden disse kan danne grundlag for udbetalinger. En opdateret mødeliste bliver derfor forelagt udvalget på alle møder.

    • Indstilling

      Direktøren for Kultur & Udvikling foreslår,

       

      1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager stilling til mødelisten.

    • Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 27-11-2018

      Kultur- og Fritidsudvalget beslutter,

       

      1. at mødelisten 11/2018 godkendes.

    • Sagsfremstilling

      Historik

      Byrådet vedtog i møde 17. december 2014 (sag nr. 6) et samlet sæt retningslinjer for de grundlæggende vederlag og andre godtgørelser til medlemmer af Viborg Byråd, herunder reglerne for tabt arbejdsfortjeneste.

       

       

      Inddragelse og høring

      Intet

       

       

      Beskrivelse

      Mødelisten (bilag nr. 1) fungerer som en kombination af et overblik over medlemmernes mødeaktiviteter og et styringsværktøj i forhold til protokollerede beslutninger omkring konkrete aktiviteter i forhold til tabt arbejdsfortjeneste (litra f).

       

      Hvis Kultur- og Fritidsudvalget godkender den reviderede mødeliste, godkendes dermed også eventuelle aktiviteter i forhold til udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste efter litra f.

       

       

      Alternativer

      Intet

       

       

      Tidsperspektiv

      Intet

       

       

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      Intet

       

       

      Juridiske og planmæssige forhold

      For konkrete aktiviteter, der hører hjemme under Styrelseslovens §16 stk. 1, litra f (Andre hverv efter anmodning fra Byrådet eller dets udvalg) forudsætter retningslinjerne, at der tilvejebringes en protokolleret beslutning fra enten byråd eller udvalg som betingelse for, at der lovligt kan udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste.

    • Bilag

  • 10 Meddelelser og gensidig orientering
    • Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 27-11-2018

      Orientering taget til efterretning.

    • Sagsfremstilling

      1.

      Meddelelser fra formanden

       

      2.

      Meddelelser og gensidig orientering

      ·         Fritidsrådets arbejde med projekt ”Folkeoplysningens Hus”

       

      3.

      Musik for Børn og Unge 2019

       

      4.

      Orientering vedr. Viborg Idrætsråds analyse vedr. baneanlæg, 2018/2019

      5.

      Orientering om dialog mellem Borgerhuset Stationen og De Frivilliges Hus



  • 11 Henvendelse fra Houlkær Hallen vedr. ejendommen Odshøjvej 160, Viborg (sagen blev på mødet behandlet som lukket sag)
    • Resume

      Henvendelse fra den selvejende institution Houlkær Hallen vedr.  ejendommen Odshøjvej 160, Viborg. Ejendommen er sat til salg, og Houlkær Hallen foreslår, at kommunen køber ejendommen til udvidelse af idrætsfaciliteter/klubhuse. Ejendommen er i den gældende lokalplan udlagt til dette formål.

    • Indstilling

      Direktøren for Kultur & Udvikling foreslår, at Kultur- og Fritidsudvalget tager stilling til,

       

      1. om ejendommen, Odshøjvej 160, bør søges erhvervet, og i givet fald,

       

      2. om kommunen bør søge at erhverve ejendommen.

    • Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 27-11-2018

      Kultur- og Fritidsudvalget beslutter,

       

      1.  at udvalget ikke vil indstille til Økonomi- og Erhvervsudvalget, at ejendommen erhverves.

    • Sagsfremstilling

      Historik

      Intet

       

       

      Inddragelse og høring

      Intet

       

       

      Beskrivelse

      Den selvejende institution Houlkær Hallen har fremsendt henvendelse af 12. september 2018. Bestyrelsen i Houlkær Hallen anfører, at den henvender sig til Kultur- og Fritidsudvalget med ønsket om, at ejendommen Odshøjvej 160, Viborg, som er blevet sat til salg, med fælles hjælp kommer ind under delområde II i lokalplan nr. 102 for området ved Houlkær Hallen.

       

      Det anføres, at bestyrelsen ser dette som en enestående mulighed for at få realiseret den sidste del af lokalplan 102 og de oprindelige tanker om et samlet område til fritidsformål i Houlkær. Da al anden jord under lokalplan 102, delområde II, er kommunal, vil det for bestyrelsen være naturligt, hvis også matriklen til Odshøjvej 160 blev kommunal, mens bygningen kunne tilhøre Houlkær Hallen på samme vis, som det er tilfældet med andre dele af anlægget i dag.

       

      Konkret vil hallen arbejde med en plan om at flytte fodboldklubbens klubfaciliteter fra hallen til ejendommen Odshøjvej 160 med en naturlig placering ud mod baneanlægget. Flytningen vil også frigøre faciliteter i Houlkær Hallen til nye aktiviteter.

      Forslaget er drøftet med Houlkær Idrætsforening, der er positiv indstillet overfor projektet.

       

      Forvaltningen bemærker, at ejendommen Odshøjvej 160, Viborg er privat ejet og ejendommen er pt. til salg. Matriklen, hvorpå ejendommen er beliggende, er ejet af ejeren af ejendommen og forslaget fra bestyrelsen for Houlkær Hallen indebærer, således, at ejendommen købes af Viborg Kommune eller af Houlkær Hallen. Normal praksis i forbindelse med ejerforhold på idrætsanlæg er, at kommunen ejer grundarealer, mens ejendomme ofte ejes af foreninger eller selvejende institutioner, som har længerevarende lejeaftaler med kommunen om grundarealet.

       

      Det bemærkes, at ejendommen er 1.159 m² og ligger syd for Houlkærhallen. Den er sat til salg for 1.695.000 kr. Boligen på ejendommen er 219 m² fordelt på kælder, stueplan og overetage.

       

       

       

      Alternativer

      Ejendommen sælges til boligformål.

       

       

      Tidsperspektiv

      Ejendommen er pt. til salg og bestyrelsen for Houlkær Hallen anmoder derfor om hurtig stillingtagen fra Viborg Kommune.

       

       

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      Forslaget indebærer, at ejendommen købes af Viborg Kommune eller alternativt af den selvejende institution Houlkær Hallen. Det må i begge tilfælde forventes, at et køb vil betyde, at Viborg Kommune involveres økonomisk i et evt. køb.

       

      Ejendommen er sat til salg for 1.695.000 kr.  - offentlig ejendomsvurdering er 1.450.000 kr.

       

      Hvis Houlkær IF/Houlkær Hallen herefter indretter ejendommen til foreningsaktivitet kan det forventes, at foreningen vil søge lokaletilskud til driftsudgifter vedr. ejendommen jfr. folkeoplysningslovens bestemmelser om lokaletilskud, hvor det vil være muligt at søge tilskud til udgifter til el, vand, varme, rengøring, forsikring m.v.

       

       

      Juridiske og planmæssige forhold

      Området er omfattet af lokalplan nr. 102. I lokalplanen er delområde I, udlagt til idrætsfaciliteter (bl.a. Houlkær Hallen) og delområde II, hvor ejendommen Odshøjvej 160, Viborg, er beliggende er udlagt til fritidsformål, såsom klubhuse, tennisanlæg m.v.

      Det bemærkes dog, at det vil være muligt for den nuværende ejer af ejendommen, at sælge ejendommen til boligformål. Større tilbygninger/udvidelser af boligen vil ikke være muligt, idet anvendelsen er til fritidsformål.

    • Bilag