Børne- og Ungdomsudvalget - Referat fra mødet den 07-01-2020

Referat

  • 1 Meddelelser og gensidig orientering
    • Indstilling

      Direktøren for Børn & Unge indstiller

       

      1. at orienteringen tages til efterretning

    • Beslutning i Børne- og Ungdomsudvalget den 07-01-2020

      1. Orienteringerne blev taget til efterretning.
      2. Forslag til tematikker og en proces- og tidsplan vedrørende en temadrøftelse af dagtilbudsområdet skal behandles på et kommende møde i udvalget primo 2020.
    • Sagsfremstilling

      • Orientering og meddelelser fra udvalgsformanden og fra udvalgets medlemmer
        • Dialogmøder om fremtidens skolevæsen i Viborg Kommune
        • Kommende temadrøftelse om dagtilbudsområdet  

       

      • Orientering og meddelelser fra direktør og chefgruppe
        • En sammenhængende børnepolitik
        • En konkret sag
        • Skolebuskørsel
  • 2 Oprettelse af ny skole i Bjerringbro
    • Resume

      Skolebestyrelserne fra Egeskovskolen og Bøgeskovskolen har indsamlet input fra elever, forældre, medarbejdere og andre interessenter og på baggrund af de input besluttet at indstille til Byrådet, at Bøgeskovskolen og Egeskovskolen lukkes med henblik på åbning af en ny skole i Bjerringbro, der på sigt skal samles på en adresse.

    • Indstilling

      Direktøren for Børn & Unge indstiller,

      1. at skolebestyrelsernes forslag om sammenlægning af Egeskovskolen og Bøgeskovskolen drøftes.
    • Beslutning i Børne- og Ungdomsudvalget den 07-01-2020

      1. Henset til, at en evt. skolesammenlægning først kan finde sted fra skoleårets begyndelse i august 2021, anmodede Børne- og Ungdomsudvalget direktøren for Børn & Unge om at fortsætte drøftelserne med bestyrelserne. Et endeligt forslag skal foreligge senest 11 måneder forud for en evt. sammenlægning af skolerne.
    • Sagsfremstilling

      Historik

      Børne- og Ungdomsudvalget drøftede den 17-09-2019 (sag 3) en indstilling fra de to skolebestyrelser på henholdsvis Egeskovskolen og Bøgeskovskolen om nedlæggelse af de to skoler med henblik på oprettelse af en samlet skole i Bjerringbro.

       

      Udvalget besluttede i den anledning at anerkende skolebestyrelsens forslag og at anmode forvaltningen om at fortsætte dialogen med skolebestyrelserne med det formål at finde en model, hvor der på sigt er et økonomisk potentiale for én samlet skole og for Viborg Kommune ved en sammenlægning. Den videre dialog skulle tage afsæt i spørgsmålet om klassedannelser og antallet af spor på én samlet skole.

      Inddragelse og høring

      Der har den 19-11-2019 været afholdt en workshop i Bjerringbro for forældre, medarbejdere og andre interessenter. Formålet med workshoppen var at klæde de to bestyrelser på til at udarbejde en ny indstilling. Desuden er eleverne på mellemtrin og i udskoling blevet inddraget i en proces på de to skoler, hvor de også har besvaret spørgsmål om fremtidens skole i Bjerringbro. Et sammendrag af materialet fra workshoppen samt input fra eleverne kan findes i bilag 2.

       

      Skolebestyrelserne fra de to skoler har efterfølgende med udgangspunkt i bidragene fra elever, forældre, medarbejdere og andre interessenter udarbejdet en fælles indstilling om en ny model for nedlæggelse af de to skoler samt åbning af en ny skole i Bjerringbro.

       

      Hvis Børne- og Ungdomsudvalget indstiller til Byrådet at lukke de to skoler med henblik på at åbne en samlet skole, skal dette sendes i offentlig høring i 8 uger med henblik på endelig beslutning i Byrådet minimum 4 uger efter høringsperiodens udløb.

      Beskrivelse

      Den 03-12-2019 har forvaltningen modtaget følgende fælles indstilling fra Bøgeskovskolen og Egeskovskolen:

       

      ”På baggrund af de input skolebestyrelserne fra Egeskovskolen og Bøgeskovskolen har indsamlet fra elever, forældre og medarbejdere blev det på et fælles skolebestyrelsesmøde den 03-12-2019 besluttet at indstille til Byrådet, at Bøgeskovskolen og Egeskovskolen lukkes pr. 30. juli 2020. Skolebestyrelsen ønsker nedenstående betingelser opfyldt for, at vi den 01-08-2020 kan åbne en ny skole i Bjerringbro. Den nye skole starter på to matrikler, med henblik på at elever og personale kan samles på en adresse fra den 01-08-2023.

       

      Skolebestyrelserne ønsker én ny skole i Bjerringbro med fuld klasseoptimering såfremt:

      • at Byrådet på baggrund af en analyse af bygningsmassen og mulighed for tidssvarende læringsmiljø træffer beslutning om hvor elever og personale skal samles 1. august 2023. Beslutningen skal træffes ifbm. budget 2021-24.
      • at skolens pædagogiske og fysiske sammenlægningsproces understøttes økonomisk af forvaltningen.
      • at den nye skole starter uden overførte underskud fra de to ”gamle” skoler. Således at den nye skole har et nulstillet budget.
      • at provenuet ved sammenlægningen af skolerne forbliver på den nye skole, herunder skolelederløn og grundtildeling.
      • at anlægsudgifter, der er forbundet med sammenlægningen finansieres af Byrådet.
      • at der arbejdes på sikre skoleveje i forbindelse med samling på en matrikel.”

       

      Indstillingen kan findes i bilag 1.

      Alternativer

      Intet

      Tidsperspektiv

      Skolebestyrelserne ønsker en sammenlægning af de to skoler fra skoleåret 2020/2021 på to matrikler, med henblik på at samles på en matrikel pr. 01-08-2023.

       

      Forvaltningen er blevet gjort opmærksom på, at beslutningen om nedlæggelse af skoler skal ske inden den 1. marts det år hvor sammenlægningen skal træde i kraft. Derfor kan oprettelsen af en fælles skole først ske med virkning fra skoleåret 2021/2022.

       

      Hvis Byrådet træffer beslutning om at sammenlægge skolerne, foreslår forvaltningen, at der nedsættes et samarbejdsudvalg med repræsentanter fra de to bestyrelser fra skoleåret 2020/2021. Samarbejdsudvalget har til formål, sammen med de to skolers ledelse og MED-udvalg, at planlægge og sammen med skolebestyrelserne at arbejde med den forestående skolesammenlægning frem til en endelig lukning af Bøgeskovskolen og Egeskovskolen pr. 31-07-2021 og åbning af en ny fælles skole pr. 01-08-2021 på to matrikler. Skolen kan efterfølgende samles på en matrikel, når en eventuel ombygning af en af de to nuværende skoler står klar til at rumme alle elever og medarbejdere.

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      Forvaltningen har med udgangspunkt i indstillingen udarbejdet et overslag på omkostninger i forbindelse med skolebestyrelsernes indstilling.

       

      • Analyse af bygningsmasse: Der skal udarbejdes en analyse af bygningsmassen på de to skoler med henblik på at samle eleverne på én matrikel. Forvaltningen anslår at det vil koste ca. 80.000 kr. (u/moms) pr. skole jf. den analyse der er gennemført i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplan for ny Overlund skole.

       

      • Økonomisk understøttelse af omstillingsproces: Hvis der afsættes 40 timer pr. klasse i ca. 40 klasser, vil der skulle afsættes ca. 400.000 kr. til personaletid i forbindelse med den pædagogiske omstillingsproces.

       

      • Nulstilling af budget: Bøgeskovskolen kommer jf. budgetopfølgningen af 01-08-2019 ud med et forventet underskud i 2019 på 1,3 mio. kr. og Egeskovskolen kommer ud med et forventet underskud i 2019 på 1,9 mio. kr. Samlet set betyder det en underskudsdækning på ca. 3,2 mio. kr.

       

       

      Elever 2018

      Resultat 2018, incl. overførsler

      Forventet resultat 2019 excl. overførsler

      Forventet resultat 2019 incl. overførsler

      Bøgeskov

      422

      -736.000

      -576.000

      -1.312.000

      Egeskov

      520

      1.408.000

      -3.322.000

      -1.914.000

       

      • Provenu ved sammenlægning af skoler: Jf. elev- og klassetalsprognosen vil skolerne ved fuld optimering af klasserne kunne optimere med mellem 6 og 10 klasser årligt i forhold til status quo. For hver klasse, der jf. elev- og klassetalsprognosen kan optimeres, vil skolen kunne omprioritere ca. 1 mio. kr. inden for rammen af den eksisterende ressourcetildelingsmodel

      Bestyrelserne beder også om at fastholde den skolelederløn, der ved sammenlægning jf. ressourcetildelingsmodellen, vil bortfalde. Skolelederlønnen anslås til ca. 650.000 kr.

      Desuden beder bestyrelsen om at beholde den grundtildeling, der jf. ressourcetildelingsmodellen vil bortfalde når skolerne samles på en matrikel. Skolen vil miste mellem 3,7 og 4,3 mio. kr., som ellers ville blive delt ud til alle skoler via elevtildelingen.

      Juridiske og planmæssige forhold

      For at sammenlægge de to skoledistrikter til et distrikt med to undervisningssteder vil der skulle ske lukning af de to skoler og samtidig oprettelse af den nye skole. Dette sker efter reglerne i Folkeskoleloven samt Bekendtgørelse om proceduren ved nedlæggelse af en folkeskole (BEK nr 700 af 23/06/2014 ) med beslutning i Byrådet, høring og fornyet beslutning i Byrådet.

       

      Valg af ny fælles skolebestyrelse sker efter Folkeskoleloven samt BEK nr. 28 af 14. januar 2014 og Viborg Kommunes styrelsesvedtægt, dog med den tilføjelse at der så vidt muligt skal være ligelig repræsentation fra de to matrikler, så længe skolerne ikke er samlet på en matrikel.

    • Bilag

  • 3 Fremtidens skolevæsen i Viborg Kommune
    • Resume

      Børne- og Ungdomsudvalget genbesøger procesplanen for Fremtidens skolevæsen i Viborg Kommune.

    • Indstilling

      Direktøren for Børn & Unge indstiller,

      1. at Børne- og Ungdomsudvalget drøfter procesplanen for fremtidens skolevæsen i Viborg Kommune.
    • Beslutning i Børne- og Ungdomsudvalget den 07-01-2020

      1. Den reviderede procesplan blev drøftet og justeret, og er vedlagt referatet
    • Sagsfremstilling

      Historik

      Børne- og Ungdomsudvalget godkendte den 26-11-2019 (sag 1) en procesplan for arbejdet med fremtidens skolevæsen i Viborg Kommune.

      Inddragelse og høring

      Intet

      Beskrivelse

      Procesplanen for arbejdet med fremtidens skolevæsen i Viborg Kommune genbesøges med henblik på eventuel bredere inddragelse af interessenter uden for skoleområdet.

      Alternativer

      Intet

      Tidsperspektiv

      Intet

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      Intet

      Juridiske og planmæssige forhold

      Intet

    • Bilag

  • 4 Organisatorisk placering af klub "Sted1" - høringssvar
    • Resume

      Forslaget om at ”Sted1” organisatorisk flyttes, så det fremover både ledelsesmæssigt, personalemæssigt og budgetmæssigt hører under Ungdomsskolen med reference til områdelederen for klubområdet, har været sendt i høring hos Ungdomsskolens bestyrelse og MED-udvalg. Både bestyrelse og MED-udvalg ser positivt på den organisatoriske omplacering.

       

    • Indstilling

      Direktøren for Børn & Unge indstiller,

       

      1. at Børne- og Ungdomsudvalget, på baggrund af høringssvarene fra henholdsvis Ungdomsskolens bestyrelse og MED-udvalg, stadfæster udvalgets beslutning fra den 26-11-2019 (sag 6) om organisatorisk omplacering af klub ”Sted1” til Ungdomsskolen.
    • Beslutning i Børne- og Ungdomsudvalget den 07-01-2020

      Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning fra den 26-11-2019 (sag 6) om organisatorisk omplacering af klub ”Sted1” til Ungdomsskolen blev stadfæstet.

    • Sagsfremstilling

      Historik

      Børne- og Ungdomsudvalget besluttede den 26-11-2019 (sag 6), at:

      1. Sted 1 skal organisatorisk flyttes til Ungdomsskolen
      2. Merforbruget i 2019 på 200.000 kr. finansieres inden for skoleområdets samlede ramme
      3. Rammebetingelserne for Sted 1 blev godkendt jf. bilag 1.
      4. Beslutning om organisatorisk flytning, finansiering af underskud og rammebetingelser sendes i høring i Ungdomsskolens bestyrelse og MED-udvalg i perioden fra den 27-11-2019 til 12-12-2019

      Inddragelse og høring

       

      Beslutningen har været sendt i høring i Ungdomsskolens bestyrelse og MED-udvalg i perioden fra den 27-11-2019 til den 12-12-2019.

       

      Bestyrelsen og MED- udvalget har indsendt dette fælles høringssvar:

       

      ”MED-udvalget og Ungdomsskolens bestyrelse er meget positive ift. den fremtidige organisatoriske placering af Sted1 og glæder os til det tætte samarbejde.

      Opmærksomhedspunkt: Det er vigtigt, at Sted 1 også fremadrettet har til huse på en selvstændig matrikel, da dele af Ungdomsskolens øvrige aktiviteter kan komme under pres ved lokalefællesskab. Vi bakker op om indstillingen og rammebeskrivelsen uden yderligere kommentarer.”

      Beskrivelse

      ”Sted1” har siden opstarten i 2005 været et selvstændigt klub-værested for unge. Organisatorisk er ”Sted1” placeret under skolechefen med reference til afdelingslederen for konsulentgruppen i Sekretariatet.

       

      For større personalemæssig fleksibilitet og mulighed for at opretholde den nuværende ugentlige åbningstid samt mulighed for tæt faglig og ledelsesmæssig sparring med det øvrige klubområde foreslås det, at ”Sted1” fremadrettet organiseres under Ungdomsskolen. ”Sted1” vil dermed ledelsesmæssigt, personalemæssigt og økonomisk høre under Ungdomsskolen. Ledelsesmæssigt vil lederen af ”Sted1” få reference til områdelederen for klubområdet og indgå i et ledelsesfællesskab med de øvrige afdelingsledere på klubområdet.

       

      Målgruppen for ”Sted1” vil fortsat hovedsageligt være alle unge fra 7. klasse til 19 år, der har behov for social relationel støtte og vejledning i eftermiddagstimerne, men tilbuddet er åbent for alle. ”Sted1” vil også fremadrettet have et tæt samarbejde med eksempelvis skoler, Familieafdeling, Ungdommens Uddannelsesvejledning, fritidsvejledere, SSP, fraværskonsulenter, fremskudte socialrådgivere etc.

       

      Ca. 250 unge mennesker er brugere af ”Sted1” og af dem er mellem 40 og 60 unge daglige brugere af tilbuddet. Ca. 85 % af de unge, der benytter ”Sted1” har en sag i familieafdelingen.

       

      Der er tilknyttet 3 fastansatte medarbejdere (incl. leder) samt 2 flexjobbere til ”Sted1”, som er beliggende på Vestergade 3D i Viborg. Åbningstiderne er pt. mandag til torsdag kl. 12 til 17 og fredag kl. 12 til 16, men ændres pr. 01-01-2020 til kl. 13-17:30/18.

       

      Beskrivelse af opgave, ramme, struktur og økonomi for ”Sted1” kan findes i bilag 1.

      Alternativer

      Intet

      Tidsperspektiv

      ”Sted1” overgår organisatorisk til Ungdomsskolen pr. 01-01-2020, med forbehold for Børne- og Ungdomsudvalgets beslutning den 07-01-2020.

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      ”Sted1” har et årligt budget på 2 mio. kr. Jf. budgetopfølgningen pr. 31-09-2019 estimeres ”Sted1” til at komme ud af 2019 med et merforbrug på ca. 200.000 kr. Det foreslås at merforbruget i 2019 finansieres indenfor skoleområdets samlede ramme.

       

      Det foreslås ligeledes at Sted1 forbliver et 100% kommunalt finansieret tilbud under dagtilbudsloven, men med mulighed for hel eller delvis brugerbetaling på forplejning og aktiviteter jf. ungdomsskoleloven.

      Juridiske og planmæssige forhold

      ”Sted1” forbliver fysisk placeret på Vestergade 3D, i Viborg Midtby.

       

      Lovgivningsmæssigt vil Sted 1 fremadrettet hovedsageligt agere under dagtilbudslovens §§65,67,68,71, men med mulighed for at trække på eksempelvis folkeskoleloven, ungdomsskoleloven og servicelovens kap. 3 §11 stk.2, afhængig af hvilke konkrete indsatser målgruppen har behov for.

    • Bilag

  • 5 Evaluering af Byrådsdagen 2019
    • Resume

      Byrådsdagen for elevrådsrepræsentanter fra Viborg Kommunes skoler blev afholdt for andet år i træk den 18. november 2019. Byrådsdagen er efterfølgende blevet evalueret i samarbejde med de deltagende elever, de deltagende lærere samt arrangørerne bag dagen. Børne- og Ungdomsudvalget præsenteres med dette punkt for resultaterne af evalueringen samt for en opsamling på dagen.

    • Indstilling

      Direktøren for Børn & Unge indstiller,

       

      1. at orienteringen tages til efterretning.
    • Beslutning i Børne- og Ungdomsudvalget den 07-01-2020

      Orienteringen blev taget til efterretning med den bemærkning, at deltagelse næste år vil ske på baggrund af lodtrækning.

    • Sagsfremstilling

      Historik

      Børne- og Ungdomsudvalget afsatte på udvalgsmøde den 23. januar 2018 (sag nr. 3) 150.000 kr. til en elevrådspulje, som resulterede i afholdelsen af Byrådsdagen den 20. november 2018.

      I 2019 afsatte Børne- og Ungdomsudvalget på udvalgsmøde den 8. januar 2019 (sag nr. 2) 50.000 kr. til elevrådspuljen. Skoleområdet har i 2019 finansieret yderligere 100.000 kr., så budgettet for Byrådsdagen også i 2019 var 150.000 kr.

       

      Inddragelse og høring

      Intet

       

      Beskrivelse

      Den 18. november 2019 blev Byrådsdagen for elevrådsrepræsentanter fra Viborg Kommunes skoler afholdt for andet år i træk.


      I år deltog 25 folkeskoler med i alt 52 elevrådsrepræsentanter, og hele Børne- og Ungdomsudvalget deltog også på dagen. Eleverne fik i samarbejde og gennem økonomiske forhandlinger fordelt 148.000 kr. til i alt 13 udvalgte projekter, som skolerne på forhånd havde ansøgt om midler til at gennemføre.

       

      Af bilag 1 fremgår en oversigt over hvilke projekter og skoler, der fik tildelt midler på dagen.

      Kravet til de ansøgte projekter var, at projekterne skulle være med til at understøtte og fremme fællesskabet på skolerne.

       

      Evaluering

      Byrådsdagen er blevet evalueret gennem udsendelse af et spørgeskema, som de deltagende elever er blevet bedt om at besvare. 15 elever har besvaret spørgeskemaet. Ligeledes er skolelederne samt kontaktlærerne fra skolerne for Byrådsdagen blevet opfordret til at indsende deres eventuelle kommentarer til dagen.

       

      Af bilag 2 fremgår elevernes besvarelser i spørgeskemaet. Nedenfor opsummeres de væsentligste pointer fra elevernes besvarelser.

       

      Besvarelserne peger overordnet set på, at eleverne har haft en spændende, lærerig og god oplevelse ved at deltage i Byrådsdagen, og 67% af eleverne svarer, at det har givet dem mere lyst til at engagere sig i elevrådsarbejde/politisk arbejde. Flere skriver, at det var positivt at møde andre unge elevrådsrepræsentanter med en politisk interesse fra de andre skoler.

       

      93% har taget det med som en erfaring, at det er nødvendigt at have gode argumenter, hvis man skal overbevise andre, og 73% af eleverne har fået en forståelse for de forskellige faser i en politisk proces.

       

      Eleverne fremhæver yderligere, at de føler sig klogere på, hvad en politiker laver og hvordan de arbejder, og der gives positive tilbagemeldinger på oplægget fra de to udvalgspolitikere, som eleverne fandt lærerigt.

       

      Samtlige elever, der har besvaret spørgeskemaet, svarer ja til, at de gerne vil have muligheden for oftere at tale med politikerne i Viborg Kommune om de ting, der er vigtige for dem. Eleverne begrunder det blandt andet med følgende svar:

       

      -         Man kan lære af hinanden og have en dialog med hinanden.

      -         Det er positivt at opleve at blive hørt og inddraget.

      -         Man bliver klogere på, hvordan politikere arbejder og hvad de laver.

       

      Alternativer

      Intet

       

      Tidsperspektiv

      Intet

       

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      Intet

       

      Juridiske og planmæssige forhold

      Intet

    • Bilag

  • 6 Møde- og aktivitetsplan for Børne- og Ungdomsudvalget 2020
    • Resume

      I henhold til de af Byrådet vedtagne retningslinjer for de grundlæggende vederlag og andre

      godtgørelser til medlemmer af Viborg Byråd - herunder reglerne for tabt arbejdsfortjeneste –

      skal Byrådet og udvalgene godkende aktiviteter, inden disse kan danne grundlag for

      udbetalinger. En opdateret mødeliste bliver derfor forelagt udvalget på alle møder.

    • Indstilling

      Direktøren for Børn & Unge indstiller,

       

      1. at møde- og aktivitetsplan for Børne- og Ungdomsudvalget godkendes

    • Beslutning i Børne- og Ungdomsudvalget den 07-01-2020

      Møde- og aktivitetsplan for Børne- og Ungdomsudvalget blev godkendt.

    • Sagsfremstilling

      Byrådet vedtog på sit møde den 17. december 2014 (sag nr. 6) et samlet sæt retningslinjer for

      de grundlæggende vederlag og andre godtgørelser til medlemmer af Viborg Byråd, herunder

      reglerne for tabt arbejdsfortjeneste

       

      Inddragelse og høring

      Intet

       

      Beskrivelse

      Mødelisten (bilag nr. 1) fungerer som en kombination af et overblik over medlemmernes

      mødeaktiviteter og et styringsværktøj i forhold til protokollerede beslutninger omkring

      konkrete aktiviteter i forhold til tabt arbejdsfortjeneste (litra f).

       

      Såfremt Børne- og Ungdomsudvalget godkender den reviderede mødeliste, godkendes dermed

      også eventuelle aktiviteter i forhold til udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste efter litra f.

       

      Alternativer

      Intet

       

      Tidsperspektiv

      Intet

       

      Økonomiske forhold og konsekvenser

      Intet

       

      Juridiske og planmæssige forhold

      For konkrete aktiviteter, der hører hjemme under Styrelseslovens §16 stk. 1, litra f (andre

      hverv efter anmodning fra Byrådet eller dets udvalg) forudsætter retningslinjerne, at der

      tilvejebringes en protokolleret beslutning fra enten byråd eller udvalg som betingelse for, at

      der lovligt kan udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste.

       

    • Bilag

  • 7 Underskriftsark
    • Sagsfremstilling

      Udvalget skal godkende beslutningsprotokollen.

       

      For at godkende beslutningsprotokollen skal hvert medlem underskrive elektronisk i Prepare ved at trykke på ”Godkend”